sábado, 27 de septiembre de 2008

Capítulo 6 -Búsqueda-

HERRAMIENTAS DE BUSQUEDA

Si tenemos necesidad de revisar o editar alguna de las matrices que hemos hecho, ponernos a buscarla puede ser algo tardado, por lo que utilizaremos la referencia que nos da el haber ligado las páginas. Pongamos por ejemplo que necesitamos revisar la matriz de “Muro de tabique rojo recocido”, primero la localizaremos en el Catálogo, situamos el cursor sobre la casilla “A”, donde aparece el número de Clave, si vemos la barra de fórmulas, veremos la ubicación de la Matriz




Copiemos ahora la ubicación, tal como se encuentra en la barra de fórmulas y abrimos el buscador con “ctrl.+ I”




Al aceptar la opción, automáticamente nos situaremos en la casilla que buscamos, solamente habremos de subir o bajar la pantalla para poder hacer las revisiones que sean pertinentes




Tenemos otra herramienta de búsqueda, esta la llamamos con las teclas “ctrl. + B”, para utilizar esta herramienta es necesario que sepamos la forma exacta en que se haya escrito la frase que buscamos, por ejemplo “Limpieza del terreno”




Veamos que elegimos buscar “Dentro del libro”, “Sin formato establecido”, al aceptar la tecla “Buscar todo”, nos llevará al Catálogo, donde tenemos esta frase:




Estas son las formas de búsqueda que tenemos para movernos dentro de nuestro Sistema de Precios Unitarios, ya en el uso del programa se podrán ir conociendo otras prestaciones para editar y dar una presentación especial a nuestros documentos.

Pasemos a la conclusión de esta breve guía, que es la realización de un presupuesto, razón central de nuestro trabajo.

jueves, 25 de septiembre de 2008

Capítulo 7 -Haciendo un Presupuesto-

El análisis de precios unitarios lleva como finalidad el ofrecer a nuestro cliente un presupuesto de obra que muestre un precio justo para ambas partes; por tanto es indispensable contar con las herramientas suficientes para llevar a cabo este trabajo de manera rápida y segura. Como advertimos al inicio, este sistema de precios no pretende sustituir a los programas existentes en el mercado, que nos ofrecen muchas mas facilidades para hacer nuestro trabajo.

Una vez que tengamos bien definidos nuestros conceptos, procederemos a copiar el Catálogo y pegarlo en un libro nuevo, al cual le pondremos el nombre o referencia que nos permita identificarlo fácilmente.


Ya tenemos nuestro libro guardado, procedamos a pegarle el Catálogo de Precios Unitarios, pero como queremos que se conserven los valores que calcularemos, tendremos que pegarlo sin vínculos.


Ahora lo pegaremos en el libro que llamamos Presupuesto XXX, en la hoja denominada Catálogo:


Como se dan cuenta, elegimos “Pegado especial”, esto nos permite abrir otra ventana en que elegiremos “Valores”, después, repitiendo “Pegado especial”, elegiremos “Formato”:




Nótese que los logotipos no se pegaron, como este documento siempre será de uso interno, queda a gusto del usuario copiar y pegar el nombre o logotipo de la empresa.

En la hoja correspondiente a “Presupuesto”, vamos a poner las funciones de búsqueda a fin de llevar los conceptos correspondientes desde el Catálogo, para después ir cargando el catálogo de conceptos que componen nuestra obra a presupuestar.




Una vez hecha la selección de campos, copiaremos hacia abajo para ir haciendo nuestra carga de conceptos, en los casos de la Unidad y el P.U., haremos la copia cambiando el número de columna y en el importe pondremos la fórmula para multiplicar los valores de las columnas “E” por “D”


Como se puede ver, hemos incluido nuestros logotipos, pues este documento será entregado a nuestro cliente, para que podamos ver el total del presupuesto, deberemos hacer la carga de conceptos total y borrar los renglones que no se ocupen. Al tenerlo copiado sin vínculos en un libro diferente, nos aseguramos que los precios que anotamos no podrán ser modificados; en el caso de que, por aumentos a los insumos, tuviéramos que revisar el presupuesto, solamente tendremos que actualizar nuestro Catálogo general, copiarlo y pegarlo sin vínculo en nuestro Presupuesto XXX.


Cuando hayamos terminado nuestro presupuesto y si éste lo tuviéramos que enviar por correo electrónico, es conveniente proteger nuestra información para evitar que accidentalmente pueda ser borrada o modificada, para ello primero cerremos la “pestaña” del CATALOGO; esto lo haremos abriendo primero la hoja que vamos a cerrar, después, mediante el Menú principal, en la opción “Formato”, llevamos el cursor a la selección “Hoja”, luego a “Ocultar”; al realizar esta función, ya no veremos la pestaña del Catálogo. Ahora, estamos viendo nuestro Presupuesto, nuevamente en el Menú principal, elegimos la opción “Herramientas” y vamos a “Proteger”, luego “Hoja”, aquí deberemos poner la clave que elijamos para proteger y abrir nuevamente nuestro documento; debemos elegir una clave que recordemos fácilmente, es importante tomar en cuenta que el programa reconoce mayúsculas y minúsculas, así que tengamos cuidado en observar cómo escribiremos la clave, esta clave la deberemos escribir dos veces; luego hacemos la misma operación pero elegiremos la opción “Libro”; de esta manera ya no se puede abrir la hoja del Catálogo ni se puede modificar el presupuesto. Cuando eventualmente tengamos qué hacer alguna modificación a nuestro presupuesto, primero iremos al Menú principal, en la opción “Herramientas” elegimos “Libro”, luego “Mostrar”, se abrirá un cuadro de diálogo y elegimos “Catálogo”; es posible que hayamos utilizado diversas hojas para hacer cálculos o anotaciones, si las cerramos previamente, aparecerán en dicho cuadro de diálogo, al dar “enter” en la hoja señalada, la tendremos a la vista, pero a fin de poder trabajar en ella, repetiremos la operación de “Mostrar”, pero esta vez en la opción “Hoja”. Recordemos que antes de quitar las protecciones, el programa nos pedirá teclear la clave que utilizamos para proteger.

Con esto hemos finalizado este breve cursito, pero contiene lo suficiente para el objetivo que nos marcamos; a medida que nos vayamos familiarizando con el Programa Excel de Microsoft, iremos encontrando mas funciones y herramientas que nos ayudarán a hacer mejores y más rápidas presupuestaciones.

Para aclaraciones posteriores, estaré siempre a sus órdenes en nuestro correo electrónico: sergioamayas@gmail.com

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