sábado, 25 de octubre de 2008

INTRODUCCION

El Análisis de Precios Unitarios tiene necesidad de una amplia base de datos, tanto por los insumos materiales, como de mano de obra y maquinaria, esto nos demanda sistemas ágiles para disponer de tal información al momento de ir elaborando las Matrices de cada precio. Al tener posibilidades de uso de sistemas informáticos, el trabajo se nos fue haciendo mas ágil y preciso, pues ahora basta un cambio en tales bases de datos, para que toda la información contenida en un Sistema de Precios, se vea automáticamente actualizada.

Uno de los Programas mas comunes es el denominado Excel, asociado al Programa Windows de Microsoft; dicha Hoja de Cálculo es una poderosa herramienta para manejar bases de datos y operaciones matemáticas a gran velocidad, sus posibilidades son muy grandes y considero que difícilmente habrá alguien que esté en posibilidades de extraer el cien por ciento de las prestaciones de Excel. Nosotros solamente utilizaremos una mínima parte de las posibilidades del programa, pero serán mas que suficientes para nuestro objetivo: El elaborar un Sistema de Precios Unitarios para la construcción, debo aclarar, a fin de no despertar falsas expectativas, que este Sistema no pretende substituir a prestigiados Programas que existen en el mercado, pero sí convertirse en una útil herramienta para aquellos estudiantes o Profesionistas que no dispongan de dinero para hacerse de uno de tales Programas.

Nuestro Sistema se construirá en varios niveles:

1.- Base de Datos de Materiales, Mano de Obra y Maquinaria. En este nivel podremos manejar el Impuesto al Valor Agregado (IVA), según nos sea requerido; con un simple “click” en la Base de Datos de Materiales, podrá obtener un Catálogo de Mano de Obra. En este mismo nivel, tendremos la tabla de Sobrecosto de la Mano de Obra”, que afectará a los Salarios pagados a los trabajadores; y finalmente tendremos tambièn la base de datos correspondiente a la Maquinaria.

2.- En el segundo nivel tendremos las Matrices o Tarjetas donde haremos el Análisis de cada precio, utilizando la información contenida en las Bases de Datos.

3.- El nivel tres estará representado por el Catálogo de todos nuestros precios.

4.- El cuarto y último nivel será en el que realizaremos nuestros Presupuestos.

Empecemos a elaborar nuestra Base de Datos de Materiales: Como veremos en el Capìtulo 1, iremos enlistando los materiales necesarios para la elaboración de nuestras matrices, considerando lo indispensable para edificar una casa habitación. Si para construir empezamos por la cimentación, tambièn iniciaremos nuestra base de datos con los materiales pètreos, como arena, grava, tezontle, tepetate, etc.

En seguida daremos paso a los cementantes; en todos los casos habrà que dejar rangos amplios para agrupar los materiales por “familias”, de esta manera nos serà mas sencillo encontrarlos al momento de utilizarlos.
Una vez terminado el apartado de cementantes, podremos anotar los tabiques, blocks, ladrillos, etc., luego vendrán los aceros, las maderas para cimbras, los materiales para instalaciones, acabados, muebles sanitarios, etc. La lista es grande, pero lo mejor es ir incrementándola en la medida que vayamos ocupando mas elementos.

La siguiente base de datos será la correspondiente a la Mano de Obra, esta es muy pequeña, pues los especialista que intervienen en la construcción de una casa habitación son muy pocos; es posible que se vaya incrementando cuando vayamos teniendo acción en obras de otro tipo, como edificios, urbanizaciones, etc. Por lo pronto, bástenos con el Peón, Ayudante, Albañil, Yesero, Pintor, Electricista y Plomero.

En el rubro de Mano de Obra, se puede trabajar con individuos o con Cuadrillas, pero para este sistema se nos haría un poco mas complicado, pues, además de hacer la lista convencional, tendríamos que definir las Cuadrillas para utilizarlas en nuestros Análisis.

La Mano de Obra tiene la particularidad que además de las cantidades que pagamos físicamente a cada trabajador, habrá que considerar un porcentaje destinado al pago del Sobrecosto representado por las Cuotas Obrero Patronales al IMSS, el SAR, el INFONAVIT, etc. Esto se irá viendo en el Capítulo 2.

La tercera base de datos corresponde a la Maquinaria, igual que en la anterior, ésta es muy corta, pues pocas máquinas se usan en la construcción de una casa habitación, por lo general será la Revolvedora de concreto, Vibrador, etc.

Una vez definidas nuestras tres bases de datos, ya podremos empezar a elaborar nuestras Matrices. Las “Pestañas de nuestro libro se irán incrementando, pues son varios los pasos que seguiremos: Primarios, donde analizaremos los Costos Horarios de las maquinarias que vayamos ocupando.

La siguiente “pestaña” estará destinada a Preliminares, donde iremos analizando los morteros, concretos y en fin. Una serie de Matrices que nos serán necesarias cuando analicemos determinados precios, por ejemplo, si vamos a analizar el m2 de tabique, necesitaremos anotar la cantidad de mortero que ocuparemos por m2 y para hacer ese precio de mortero, debemos ocupar la Matriz de la fabricación del mortero por m3, la que a su vez ocupará la correspondiente al Costo Horario de la Revolvedora.

En fin, que abriremos pestañas para los distintos rubros que conforman un proceso constructivo: Terracerìas, Albañilería, Acabados, Instalaciones, etc. Cuando algún cliente nos solicite un precio por Unidad de Obra Terminada, como por ejemplo el m.l. de castillo de concreto de 15 x 15 cm, armado con 4 varillas de 3/8” y estribos de ¼” @ 20 cm, tendremos necesidad de abrir una “Pestaña” que denominaremos Integrados, donde estaremos trabajando con Precios Unitarios Básicos, integrándolos a una nueva Matriz para dar cumplimiento al requerimiento de nuestro Presupuesto.

Al final de este proceso llegaremos a nuestro Catálogo, para lo cual nombraremos una pestaña con este título, esta será la base de datos que ocuparemos para hacer nuestros presupuestos. Ahora bien, para poder utilizar toda esta información de manera rápida y segura, ocuparemos los recursos que Excel nos proporciona, para que utilizando los “nombres” de los conceptos, podamos “traer” a nuestro presupuesto los valores o descripciones requeridos.

Esperamos ser claros en nuestras explicaciones, partiendo de la base de que quienes accederán a esta breve Guía de Uso de Excel, ya tendrán la preparación mínima indispensable para usar esta Hoja de Cálculo.

Demos paso pues al primer Capítulo, en el que iremos viendo la manera de preparar nuestro Libro. Reiteramos nuestra mejor disposición para atender cualquier duda que se les pudiese presentar, por favor, hàganme saber a: sergioamayas@gmail.com

miércoles, 15 de octubre de 2008

Capítulo 1 -Preparando el Libro- MATERIALES

Al abrir el Programa Excel de Windows (Microsoft), tenemos a la vista una Hoja de Cálculo limpia, que en la parte baja nos muestra varias “pestañas”: Hoja 1, Hoja 2, etc.

Con el botón derecho del “Mouse”, hagamos click sobre la pestaña 1, se desplegará un Menú y llevaremos el Cursor a la leyenda “cambiar nombre” o “rename”, el cursor se pondrá sobre la pestaña y le pondremos por nombre “MATERIALES”




Vamos ahora al Menú Principal, en el Grupo “Archivo” o “File”, llevemos el Cursor a la opción “Guardar como” o “Save as” y en la ventana que se abra, pongamos el nombre con el que identificaremos nuestro “Libro”, puede ser “Precios Unitarios”, o “P.U.-xx-“, el nombre que mejor identifique nuestro archivo. Damos Enter y ya tenemos guardado nuestro Libro. Esta será nuestra primera BASE DE DATOS, en ella iremos dando de alta todos los materiales que una obra requiera




Para mayor claridad, es conveniente agrupar los materiales por “familias”, asignando un nombre a cada matrerial, los cuales pueden ser numerales “0025”, alfanuméricos “M-001), o alfabéticos “arena”, “cementogris”, etc. De forma personal, yo recomiendo el sistema alfanumérico sencillo: “M-0001”, donde la letra “M” nombra a materiales y el número identifica al producto. He utilizado varios sistemas y el mas sencillo es éste. Cuando asignemos los números, dejemos rangos amplios entre cada familia, pues es normal que tengamos que utilizar nuevos materiales y podremos agruparlos en la familia que corresponda.

Empecemos a dar de alta nuestros productos: Tenemos la Columna “A” para poner la Clave o Nombre del producto; la Columna “B” para la descripción, la Columna “C” para la Unidad en que utilizaremos el producto: M2, M3, Tonelada, Kg, etc; la Columna “D” será para el precio de adquisición. Aquí vale la pena hacer un paréntesis, ya que el Costo puede sernos útil, en cierto momento, incluyendo el IVA; en otro Presupuesto quizá debamos desglosarlo. A fin de hacerlo de una manera rápida y segura la eliminación del Impuesto en nuestro Costo, o que podamos cambiar el valor del mismo, según la zona del País en que vayamos a construir, tomaremos una casilla fuera de los renglones de nuestra Base de Datos. Pensemos que en la hoja pondremos, como encabezado, nuestros datos personales o de Empresa, tal vez algún logotipo, de forma que los primeros cinco o seis renglones quedan fuera de los datos, por lo tanto, podremos ocupar las casillas “F5” ó “G5” para nuestro desglose del IVA.




Veamos que en la casilla “F5” pondremos la leyenda “VALOR DEL I.V.A.” y en “G5”, el valor de tal Impuesto 1.15 ó 1.10, según la región en que presupuestemos. Ahora bien, volvamos a nuestra Base de Datos y demos de alta un producto, en este caso, Cemento Gris: Clave M-0080; Descripción: Cemento Gris; Unidad: Ton; Costo: $ 1,722.60 * $G$5; si en la Casilla G5 tenemos 1.10 para el Impuesto al Valor Agregado, nuestro resultado es $ 1,894.86, pero si requerimos el precio sin IVA, en G5 pondremos valor de “1” y nuestro precios aparecerá como $1,722.60; de esta forma, con un solo cambio, modificaremos todo el Catálogo de Precios. De igual manera, si nos piden solo Mano de Obra, en G5 pondremos valor “0” y todos los Materiales aparecerán sin valor. Es conveniente que al ir formando nuestra Base de Datos, como explicamos anteriormente, dejemos un margen amplio entre “familias de materiales”, pues con cierta frecuencia nos veremos precisados a incluir nuevos productos a nuestra Base de Datos, aunque también nos queda el recurso de aumentar numerales o literales, P. ej. En el caso de que no tuviéramos espacio disponible entre M-0079 y M-0089 y nos pidieran un Análisis con un cemento especial, tal vez podríamos llamarle MX-0080, o M-0080X, en fin, las posibilidades son muchas, lo importante es que sean lógicas para encontrarlas con facilidad. Siempre debemos cuidar que nuestra Base de Datos, sea sencilla y clara.


PROBABLES GRUPOS POR “FAMILIA” DE MATERIALES:

a)Agregados pétreos. Arena, grava, piedra, tepetate, tezontle, etc.
b)Polvos cementosos. Cemento gris, cemento, blanco, calhidra, yeso, etc.
c)Materiales para muros. Tabiques, ladrillo, block, tabicones, sillares, etc.
d)Aceros y armaduras. Varillas, alambre, alambrón, armaduras, mallas, clavo, etc.
e)Concreto celular y accesorios. Paneles, tabiques, cementos, morteros, herramientas, etc.
f)Maderas. Triplay, cimbraplay, polines, barrotes, duelas, etc.
g) Tablaroca, Durock y accesorios. Tabla de yeso, tabla de cemento, cinta de resane, pastas resanadoras, perfiles metálicos, accesorios, etc.
h)Pastas decorativas. Pastas de cuarzo, pastas acrílicas, pastas de cemento, etc.
i)Pisos y lambrines. Mosaico, terrazos, mármol, pisos vidriados, azulejo, loseta vinílica, etc.
j)Carpintería. Puertas, chambranas, bisagras, chapas, etc.
k)Muebles sanitarios. Tinacos, calentadores, inodoros, lavabos, fregaderos, lavaderos, etc.

La lista crecerá tanto como las necesidades de tu obra, las instalaciones te pueden demandar familias de Fierro Galvanizado, Cobre, P.V.C., Acero al carbón, Fierro fundido, etc., separando las líneas de Agua, Sanitaria, Gas, Industrial, etc. La lista parece interminable y será tan grande como se requiera, por lo que se deberá planear con calma el sistema de nombrado que se empleará.

Un punto importante, la hoja de cálculo tiene una gran cantidad de renglones, pero si quieres tener una previsualizaciòn, te mostrará hasta el renglón 54, pero si deseas que en cada página mostrada aparezca tu logotipo, deberás hacer lo siguiente:

Lleva el cursor al Menú Principal en “Archivo” y selecciona “Configurar Página”




Al elegir la opción de “Configurar..”, se abrirá una ventana de diálogo, en donde elegirás la pestaña correspondiente a “Hoja”; coloca el cursor y haz clic en la ventana denominada “Repetir filas en extremo superior” y selecciona los renglones hasta donde se encuentran Clave, Concepto, etc. Ve después a la parte baja del cuadro y haz clic en “Aceptar” y listo, ya podrás visualizar todas las páginas de esa hoja con tus encabezados hechos, de esta manera, si tienes que imprimir, cada hoja saldrá con su propio encabezado.




Tenemos ya lista nuestra Base de Datos de Materiales, recuerda que irà creciendo en la medida que te vayan requiriendo Análisis de Precios con materiales distintos. Es importante recordar que cuando utilizamos la Base de Datos, ésta queda comprendida entre “rangos” es decir, que si el rango es entre “A8 y E560”, lo que quede fuera de este rango no lo podrás llevar a donde lo necesites; esta observación es porque en la medida que aumentes renglones, el rango se irà ampliando, pero tú tendrás que tomarlo en cuenta para hacer la modificaciones necesarias; tal vez en este momento no lo asimiles, pero reacuérdalo, porque mas adelante lo ocuparemos.


Pasemos pues al siguiente Capìtulo, la Base de Datos de Mano de Obra.

viernes, 10 de octubre de 2008

Capìtulo 2 Preparando el Libro -MANO DE OBRA-

PREPARANDO EL LIBRO


MANO DE OBRA

Vamos ahora a la segunda “Pestaña” de nuestro Libro, adonde dice “Hoja 2” y repitamos el procedimiento para renombrarla; a esta Hoja le llamaremos “MANO DE OBRA”. Siguiendo el mismo criterio que para Materiales, utilizarmos el sistema de nombrado que nos parezca mas adecuado.

En esta Hoja no tenemos tantos renglones, pero sí pueden ir creciendo.




Ahora ya podemos iniciar nuestra Base de datos, como en el apartado anterior, recomendamos poner en el encabezado su nombre o logotipo, siguiendo el procedimiento realizado en la hoja de Materiales.




Así como en la Hoja de Materiales utilizamos una casilla fuera de la Base de Datos para poner el valor del IVA, en el caso de la Mano de obra podemos poner en la casilla F5 el valor de “1”, que multiplicará a cada uno de los salarios que pagamos directamente al trabajador, tal como aparece en la columna “F”. En la columna “E” pondremos la resultante del salario pagado multiplicado por el porcentaje de incremento por Gastos Indirectos, según la tabla que aparece a continuación:




Como pueden ver, el Sobre Costo de la Mano de Obra lo hemos puesto en la parte baja de la Base de Datos, primero porque está ligada totalmente a este costo y segundo porque tenemos suficiente espacio en la misma hoja, de esta manera nos es mas sencillo ver que nuestros cambios sean correctos.

Desde luego que los valores son enunciativos, no limitativos, pues habrá lugares en el País en que algunos rubros sean obligatorios y en otros no, o que se manejen diferentes valores; en el caso del IMSS, la diferencia podría estar en el riesgo de trabajo que le determinen al Patrón, pues el riesgo sube cada vez que hay un accidente. Los Impuestos Federales como el Infonavit y el SAR, no cambian, pero los Estatales pueden presentar variaciones. En la succión pintada de gris, tenemos la manera de determinar los “Dìas pagados NO Trabajados”, incluyendo el Séptimo: La suma de los días se divide entre 365

Veamos en las siguientes láminas cómo están realizadas las operaciones:






La siguiente operación será multiplicar la resultante del Salario semanal entre 7 dias, multiplicado por el Sobre Costo de la Mano de Obra; la siguiente lámina lo explica:



Con estos datos damos por terminado lo referente a la Mano de Obra y su Sobrecosto, como habremos iniciado con los trabajadores que se requieren para construir una casa habitación, cuando se necesiten otros especialistas se deberá seguir el mismo método.


Pasemos ahora a la tercera Base de Datos, la correspondiente a Maquinaria.

lunes, 6 de octubre de 2008

Capítulo 3 -Preparando el libro- MAQUINARIA

Lo referente a Maquinaria tiene una especial relevancia, ya que representa, en el caso de que la Empresa sea la propietaria de los equipos, una fuerte inversión, misma que deberá ser recuperada en los tiempos convenidos, por medio de las Estimaciones que se hagan por su utilización; estas Estimaciones deberán estar soportadas por los Análisis de Precios Unitarios, que serán nuestro elemento para demostrar que los valores que pretendamos cobrar, están debidamente soportados.

En otro sentido, si nos vemos en la necesidad de rentar las máquinas que utilizaremos, debemos estar seguros de cual es el Costo Horario real de la máquina en cuestión, a fin de que nuestro presupuesto tenga valores reales.

Es frecuente que la maquinaria para construcción se cotice en Dólares Americanos, por lo tanto deberemos estar pendientes de la cotización de nuestra moneda; si ésta se va deslizando muy rápido, habrá que prever cual podría ser su costo de reposición a fin de tomar las medidas pertinentes a la hora de analizar el precio.

En este breve Curso y como lo hemos reiterado, estaremos analizando los precios que se necesitan para construir una casa habitación, por lo que tal vez tengamos que rentar alguna máquina, la que podría ser: Revolvedora, vibrador para concreto y, caso no muy frecuente, una retroexcavadora con cargador frontal.




Ahora procedamos a cargar nuestra Base de Datos, recordemos que, en caso de optar por el sistema alfanumérico, emplearemos la letra “Q” para denominar a los elementos de esta base. Igual que en la Base de Datos de Mano de Obra, en esta no tendremos muchos conceptos, pero es posible que vaya creciendo en la medida que se incrementen nuestras necesidades.




En esta imagen podemos darnos cuenta que hay alguna diferencia, como decíamos líneas arriba, ocasionalmente estas máquinas se cotizan en Dólares Americanos, por tanto en “F5” tenemos anotado el tipo de cambio y en “E5” el valor del Impuesto al Valor Agregado, que en el caso de Ciudad Juárez, es el 10%; aquí las operaciones son de la siguiente forma:

Situamos el cursor en la casilla “E11” y ponemos el signo “=”, lo que indica que haremos una operación aritmética, tecleamos el “*” que señala que multiplicaremos por el valor que tenemos colocado en “F11”, luego llevamos el cursor a “F5” (tipo de cambio) y volvemos a teclear el “*” y llevamos el cursor a “E5” (valor del IVA) y damos “enter”

=2828.00 x F5 (10.50) x E5 (1.10) = 32,663.40

Este es el valor que quedará establecido en “E11”




Cuando la maquinaria nos haya sido cotizada en Moneda Nacional, solamente pondremos en la casilla correspondiente el precio antes de IVA y lo multiplicaremos por lo anotado en “E5”

=750000*$E$5 = 825,000.00

Es importante que siempre hagamos las operaciones por fórmulas, pues de esa manera nos será mas sencillo actualizar. Aún mas eficiente lo podrás hacer si en una columna adicional colocas los precios antes de IVA, pues en caso de cambio de precios solamente teclearás los precios nuevos y automáticamente tendrás actualizado tu Catálogo.

Ya tenemos listas nuestras tres Bases de Datos, ahora ya podemos empezar a elaborar nuestras Matrices de Análisis de Precios; iniciaremos con el apartado de “Primarios”

sábado, 4 de octubre de 2008

Capítulo 4

HACIENDO LOS PRECIOS.


Una vez terminada la carga de nuestras Bases de Datos, empezaremos a analizar nuestros precios sobre la forma que hayamos diseñado, lo importante es que tenga los elementos mínimos necesarios para trabajar:




Como observamos, esta será la Matriz del Costo Horario de una revolvedora de un saco. Es recomendable que ya hayamos hecho una relación de los conceptos que utilizaremos en la construcción de esa hipotética casa habitación, de esa forma habremos nombrado a cada concepto con un número que lo identificará siempre.

Si ahora me preguntan por qué asigné el número B-0100 a esta Matriz, no lo recuerdo, tal vez porque empecé a Analizar antes de que llegaran las Computadoras, pero eso es algo que cada uno deberá diseñar, será su trabajo personal.

Vemos en la imagen que anotaremos el Número de Matriz, la descripción del concepto a analizar, la fecha del análisis y la Unidad en que se hará el análisis. Vamos ahora a empezar a cargar sus elementos:




Al hacer clic en el icono “fx” que aparece junto a la barra de diálogo, se abrirá la ventana de “funciones”, este cuadro de funciones contiene una gran variedad de fórmulas para hacer diferentes operaciones; a nosotros por ahora nos interesa la función “BUSCARV”, seleccionamos tal opción y se abrirá una nueva ventana:




Teniendo el cursor en la casilla “B11”, el primer renglón de los elementos de Mano de Obra, habremos aceptado la selección hecha en la lámina anterior, se despliega el cuadro que vemos en la imagen de arriba; donde dice “Valor buscado”, colocaremos el cursor con el “mouse” en la casilla “A11”, indicando con ello que en esa casilla se buscará el nombre del elemento que llamaremos. En seguida ponemos el cursor en el renglón que dice “Matriz buscar en” y como estamos buscando elementos de Mano de Obra, abriremos dicha base de datos:




Una Vez abierta la base de datos de mano de obra, colocaremos el cursor en la casilla “A7” y presionando la tecla con la flecha para las mayúsculas, llevaremos el cursor hasta donde termine nuestra Base de Datos, en este ejemplo la llevamos hasta la casilla “F30”, al soltar el botón del mouse, aparecerá la leyenda ‘MANO DE OBRA’!$a$7:$F$30; y nos regresará a nuestra hoja de Primarios; eso nos indica que al anotar en la casilla“A11” de nuestra Matriz, nos llevará la leyenda que buscamos.

Continuando con nuestro cuadro de diálogo, pondremos el cursor en el siguiente renglón “Indicador columnas”. Nosotros necesitamos llenar la casilla denominada “Elemento”, que es la casilla “B”, la número 2, por tanto pondremos este número en el indicador de columnas. Finalmente, en el renglón denominado “Ordenado”, pondremos la palabra “Falso” (Por favor, no me pregunten por qué es esta palabra, hasta ahora no lo he podido encontrar).




Aquí hemos llenado todo el cuadro, ya vemos la instrucción en el renglón número 11 y en la barra de diálogos de la hoja, solo resta seleccionar aceptar.

Recordemos aquí que el signo de pesos ($) antes de la letra de la columna o del número de renglón, hace que en caso de copiar esa casilla, la letra o número señalados por el signo, no se moverá de acuerdo al cursor.

El mismo procedimiento podemos hacer para la columna de “Unidad” y para “Precio Unitario”; o copiando la fórmula de la casilla “B”, pegándola en “C” y cambiando el número que aparece en la barra de fórmulas, al final, antes de la palabra “Falso”, dice “2” y lo substituimos por el número “3”, pues la unidad la tenemos en la columna 3; así mismo, haremos con el Precios Unitario, substituyendo el número 2 por el que corresponda a la columna de los precios.

Cuando copiamos la fórmula y la pegamos en un renglón que aún no presenta el número a buscar, veremos en la casilla en que pegamos el símbolo “#S/N”, mismo que nos impedirá ver los resultados de las operaciones matemáticas.




Copiadas y pegadas las fórmulas de búsqueda, sólo nos resta anotar en la Columna “A” los nombres correspondientes a los conceptos buscados; en el caso que nos ocupa, necesitamos un Oficial Albañil y dos Peones, veamos ahora que al colocar los nombres, la parte correspondiente a Mano de Obra, ha quedado terminada.

Para completar nuestra Matriz, necesitamos repetir el procedimiento, ahora con la Base de Datos de “Materiales”:




Una vez complementada esta parte, repetiremos el proceso en la Base de Datos denominada “Maquinaria” y al obtener los datos de “Revolvedora de un saco” y “Equipo de Seguridad”, tendremos completa nuestra Matriz.




Este procedimiento lo haremos “N” número de veces, tantas como matrices vayamos ocupando, si en un principio se nos hace algo complicado, es sólo seguir con cuidado las indicaciones, pues en realidad es sencillo su procedimiento y a medida que avancemos en la construcción de nuestro Sistema de Precios, iremos tomando confianza.

A medida que vayamos haciendo Matrices, es conveniente ir haciendo nuestro Catálogo, así es que pasemos al siguiente Capítulo.

jueves, 2 de octubre de 2008

Capítulo 5 -CATALOGO-

CATALOGO DE PRECIOS UNITARIOS


Es conveniente que a la vez que se van haciendo las matrices, se vaya integrando el Catálogo, a fin de irlo encadenando a las propias Matrices, pues una vez terminado, si no se tiene este cuidado, es muy tardado encontrar una Matriz.

El procedimiento es muy sencillo, veamos el primer paso:


LAMINA 1


Una vez hecho este paso, nombraremos las columnas que vamos a utilizar: Columna “A” estará ocupada por la “CLAVE” , la “B” por el “CONCEPTO”, la “C” por la “UNIDAD”, la “D” por el “COSTO DIRECTO”, la “E” por el Costo “INDIRECTO” y la “F” por el “PRECIO UNITARIO”.

Es conveniente hacer las tres últimas columnas, porque cuando hagamos un Presupuesto, éste puede sernos requerido a COSTO DIRECTO, de manera que utilizaríamos los datos de la columna “D” (4); si nos lo piden a PRECIO UNITARIO, entonces tomaremos los datos de la columna “F” (6). Veamos cómo va a quedar:


LAMINA 2


Ya tenemos prepara nuestra hoja de Catálogo, ahora podemos empezar a cargar los elementos que vayamos creando. Es importante que definas cual va a ser el orden en que pondrás tus Conceptos, puede ser en orden consecutivo, según su número o puedes agruparlos por actividades; es decir un espacio para conceptos primarios, como los morteros, masillas, etc., otro para trabajos preliminares, como trazos, despalmes. Limpiezas de terreno, etc., en fin, que tú lo acomodarás como te sea mas práctico, ahora solo vamos a ver el procedimiento:

En la Columna “A”, correspondiente a la clave, pondremos el signo “=” luego nos iremos a la hoja de matrices que queremos ligar, para situarnos en la clave de la Matriz elegida.


LAMINA 3


Cuando demos “Enter”, automáticamente volveremos a nuestra hoja de Catálogo, pero ya veremos que la leyenda B-0100 aparece en la casilla A9


LAMINA 4


El siguiente paso será poner la descripción larga del concepto analizado con el número B-0100:


LAMINA 5


Para Que la leyenda del concepto nos quepa en el espacio de la columna B, es necesario hacer un pequeño ajuste:


LAMINA 6


Al aceptar, veremos cómo el renglón se expande para poder alojar a toda la leyenda. Ahora seguimos con la columna “C”, correspondiente a la Unidad, por ser tan sencillo, optamos por poner directamente la unidad, en el caso que nos ocupa es Costo Horario (C.H.)


LAMINA 7


Luego iremos a la página de “PRIMARIOS” y situaremos el cursor sobre la casilla que tiene el COSTO DIRECTO.


LAMINA 8


El siguiente paso será buscar el COSTO INDIRECTO, recordemos que este es el valor que tendrá la ejecución de cada unidad que utilicemos de esta Matriz. La tabla de cálculo se encuentra en la parte inferior de la hoja de MANO DE OBRA, por lo que ligaremos la casilla del Catálogo, con la de MANO DE OBRA:


LAMINA 9


La tabla de análisis de indirectos, que presentamos puede ser diferente, siempre de acuerdo a sus propias necesidades, lo importante es que tenga un porcentaje final que será el que elegiremos para ligarlo con nuestro Catálogo:


LAMINA 10


Al llevar este valor a nuestra hoja de Catálogo, sólo nos resta hacer la operación para multiplicar el Costo Directo con el porcentaje del Indirecto.


LAMINA 11


Para el resto de las Matrices que se vayan creando, se seguirá el mismo procedimiento, de forma que cuando terminemos de analizar nuestros precios, tendremos ya disponible el Catálogo de Precios Unitarios.

Hemos visto los puntos básicos para construir nuestro propio Sistema de Precios Unitarios, veremos ahora las herramientas de búsqueda de que disponemos para localizar rápidamente los elementos dentro de cada hoja.

sábado, 27 de septiembre de 2008

Capítulo 6 -Búsqueda-

HERRAMIENTAS DE BUSQUEDA

Si tenemos necesidad de revisar o editar alguna de las matrices que hemos hecho, ponernos a buscarla puede ser algo tardado, por lo que utilizaremos la referencia que nos da el haber ligado las páginas. Pongamos por ejemplo que necesitamos revisar la matriz de “Muro de tabique rojo recocido”, primero la localizaremos en el Catálogo, situamos el cursor sobre la casilla “A”, donde aparece el número de Clave, si vemos la barra de fórmulas, veremos la ubicación de la Matriz




Copiemos ahora la ubicación, tal como se encuentra en la barra de fórmulas y abrimos el buscador con “ctrl.+ I”




Al aceptar la opción, automáticamente nos situaremos en la casilla que buscamos, solamente habremos de subir o bajar la pantalla para poder hacer las revisiones que sean pertinentes




Tenemos otra herramienta de búsqueda, esta la llamamos con las teclas “ctrl. + B”, para utilizar esta herramienta es necesario que sepamos la forma exacta en que se haya escrito la frase que buscamos, por ejemplo “Limpieza del terreno”




Veamos que elegimos buscar “Dentro del libro”, “Sin formato establecido”, al aceptar la tecla “Buscar todo”, nos llevará al Catálogo, donde tenemos esta frase:




Estas son las formas de búsqueda que tenemos para movernos dentro de nuestro Sistema de Precios Unitarios, ya en el uso del programa se podrán ir conociendo otras prestaciones para editar y dar una presentación especial a nuestros documentos.

Pasemos a la conclusión de esta breve guía, que es la realización de un presupuesto, razón central de nuestro trabajo.

jueves, 25 de septiembre de 2008

Capítulo 7 -Haciendo un Presupuesto-

El análisis de precios unitarios lleva como finalidad el ofrecer a nuestro cliente un presupuesto de obra que muestre un precio justo para ambas partes; por tanto es indispensable contar con las herramientas suficientes para llevar a cabo este trabajo de manera rápida y segura. Como advertimos al inicio, este sistema de precios no pretende sustituir a los programas existentes en el mercado, que nos ofrecen muchas mas facilidades para hacer nuestro trabajo.

Una vez que tengamos bien definidos nuestros conceptos, procederemos a copiar el Catálogo y pegarlo en un libro nuevo, al cual le pondremos el nombre o referencia que nos permita identificarlo fácilmente.


Ya tenemos nuestro libro guardado, procedamos a pegarle el Catálogo de Precios Unitarios, pero como queremos que se conserven los valores que calcularemos, tendremos que pegarlo sin vínculos.


Ahora lo pegaremos en el libro que llamamos Presupuesto XXX, en la hoja denominada Catálogo:


Como se dan cuenta, elegimos “Pegado especial”, esto nos permite abrir otra ventana en que elegiremos “Valores”, después, repitiendo “Pegado especial”, elegiremos “Formato”:




Nótese que los logotipos no se pegaron, como este documento siempre será de uso interno, queda a gusto del usuario copiar y pegar el nombre o logotipo de la empresa.

En la hoja correspondiente a “Presupuesto”, vamos a poner las funciones de búsqueda a fin de llevar los conceptos correspondientes desde el Catálogo, para después ir cargando el catálogo de conceptos que componen nuestra obra a presupuestar.




Una vez hecha la selección de campos, copiaremos hacia abajo para ir haciendo nuestra carga de conceptos, en los casos de la Unidad y el P.U., haremos la copia cambiando el número de columna y en el importe pondremos la fórmula para multiplicar los valores de las columnas “E” por “D”


Como se puede ver, hemos incluido nuestros logotipos, pues este documento será entregado a nuestro cliente, para que podamos ver el total del presupuesto, deberemos hacer la carga de conceptos total y borrar los renglones que no se ocupen. Al tenerlo copiado sin vínculos en un libro diferente, nos aseguramos que los precios que anotamos no podrán ser modificados; en el caso de que, por aumentos a los insumos, tuviéramos que revisar el presupuesto, solamente tendremos que actualizar nuestro Catálogo general, copiarlo y pegarlo sin vínculo en nuestro Presupuesto XXX.


Cuando hayamos terminado nuestro presupuesto y si éste lo tuviéramos que enviar por correo electrónico, es conveniente proteger nuestra información para evitar que accidentalmente pueda ser borrada o modificada, para ello primero cerremos la “pestaña” del CATALOGO; esto lo haremos abriendo primero la hoja que vamos a cerrar, después, mediante el Menú principal, en la opción “Formato”, llevamos el cursor a la selección “Hoja”, luego a “Ocultar”; al realizar esta función, ya no veremos la pestaña del Catálogo. Ahora, estamos viendo nuestro Presupuesto, nuevamente en el Menú principal, elegimos la opción “Herramientas” y vamos a “Proteger”, luego “Hoja”, aquí deberemos poner la clave que elijamos para proteger y abrir nuevamente nuestro documento; debemos elegir una clave que recordemos fácilmente, es importante tomar en cuenta que el programa reconoce mayúsculas y minúsculas, así que tengamos cuidado en observar cómo escribiremos la clave, esta clave la deberemos escribir dos veces; luego hacemos la misma operación pero elegiremos la opción “Libro”; de esta manera ya no se puede abrir la hoja del Catálogo ni se puede modificar el presupuesto. Cuando eventualmente tengamos qué hacer alguna modificación a nuestro presupuesto, primero iremos al Menú principal, en la opción “Herramientas” elegimos “Libro”, luego “Mostrar”, se abrirá un cuadro de diálogo y elegimos “Catálogo”; es posible que hayamos utilizado diversas hojas para hacer cálculos o anotaciones, si las cerramos previamente, aparecerán en dicho cuadro de diálogo, al dar “enter” en la hoja señalada, la tendremos a la vista, pero a fin de poder trabajar en ella, repetiremos la operación de “Mostrar”, pero esta vez en la opción “Hoja”. Recordemos que antes de quitar las protecciones, el programa nos pedirá teclear la clave que utilizamos para proteger.

Con esto hemos finalizado este breve cursito, pero contiene lo suficiente para el objetivo que nos marcamos; a medida que nos vayamos familiarizando con el Programa Excel de Microsoft, iremos encontrando mas funciones y herramientas que nos ayudarán a hacer mejores y más rápidas presupuestaciones.

Para aclaraciones posteriores, estaré siempre a sus órdenes en nuestro correo electrónico: sergioamayas@gmail.com

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